ダイレクトメール（以下：DM）を、ゆうメールで安く送ろうとしたところ
「これは信書に該当するため発送できません」と言われ、
発送直前で止まってしまった——そんな経験はありませんか？

また「これからDM施策を検討しているが、そもそも信書とは何なのかよく分からない」
というご担当者の方も多いのではないでしょうか。

本コラムでは、
信書の定義やDMで信書に該当してしまう代表的なケース、
さらに信書に該当しないための実務上の対応策例について、
DM発送の現場目線で分かりやすく解説します。

1,「信書」はゆうメールで送れない！

まず押さえておきたいのが、「なぜ、ゆうメールでは信書を送れないのか」という点です。

ゆうメールは、不特定多数に向けた広告や案内など、誰が受け取っても問題のない印刷物を送るためのサービスであり、

特定の受取人に意思や事実を伝える「信書」を送る用途としては、郵便法上認められていないためです。

では、具体的に何が信書に該当するのでしょうか。
郵便法および信書便法では、信書を次のように定義しています。

「信書」とは・・・
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」 と郵便法及び信書便法に規定されています。

「特定の受取人」 とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者を指します。
※チラシやカタログ等の発送物の文書に受取人を明記する場合や、明記されていない場合であっても文章の内容から特定の受取人宛てであることがうかがえる場合には、特定の受取人向けと判断されます。なお、受取人は、個人・団体・法人・組織等を問わず、具体的に定まっていれば全てが対象です。

「意思を表示し、 又は事実を通知する」 とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えることをさいます。
※購入や参加を促す内容や、契約内容や期限の通知、過去の購入履歴などの受取人の事実通知が該当します。

「文書」 とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことを指します。（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません）。

受取人を特定していない文書や、受取人を特定していても意思表示や事実の通知を伴わない文書は、信書には当たりません。ただしダイレクトメールはその性質上、商品・サービスの購入や利用を勧誘する意思表示を含むケースが多く見られます。そのため、基本的にはダイレクトメールにおいて受取人を特定した表現を用いた場合は、信書に該当します。2,「信書」に該当する事例

2,「信書」に該当する事例

以下は信書に該当する、もしくは該当する可能性が高い文言の記載があるDMの事例となります。
※実際はDM全体の内容での判断となりますので、事例の文言の記載がない場合でも、 郵便局の判断により信書と判断される場合もございます。

3,「信書」に該当した場合の対応について

近年郵便局による信書に対する審査が非常に厳格となり、投函時に差出拒否をされる事例が発生しています。

メールカスタマーセンターではお客様のDMを安全に投函するため、データチェック時に内容をもとに信書に該当するかの確認を行っております。

文面の内容によっては判断が難しいケースもあるため、
その場合は郵便局へ制作データを照会し、信書に該当するかを確認いたします。
※郵便局の審査基準は変化する場合もあるため、以前に発送できた内容と同様であっても、
信書に該当すると判断されるケースがございます。

データチェックの結果、信書に該当する（可能性が高い） と判断された場合は以下の対応をお願いしております。

①信書に該当しない内容へ印刷データを修正する
該当箇所の表現を修正し、信書に当たらない内容であることが確認できた場合は、
そのままゆうメールで送ることが可能です。

②発送方法を通常郵便へ変更
告知内容が重要で文面の修正ができない場合や、納期の都合上、修正対応が難しい場合は、発送方法を通常郵便へ変更いたします。この場合、ゆうメールの特別運賃は適用外となるため、1通あたりの送料が約30円〜40円ほどアップするケースがあります。

4. おわりに

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今回は「信書」の定義や、DMにおける表現の注意点についてご紹介しました。

「信書」は郵便法および信書便法で定められており、
DMの内容や書き方によっては、意図せず信書に該当してしまうケースもあります。

印刷や作業が完了してから判断に迷うことがないよう、企画・原稿作成の段階からの事前確認が重要です。

メールカスタマーセンターでは、
　・信書に配慮したDM表現のご相談
　・送付物の内容に応じた発送方法のご提案
　・DM印刷・作業・発送までを一括でサポート
といった形で、DM施策をトータルでお手伝いしています。

DM施策を安心して進めていただけるよう、実務目線でサポートいたしますので、
ぜひお気軽にお問い合わせください。