【導入事例】全日本葬祭業協同組合連合会様｜機関紙・会報誌の発送を15年任せる理由

全国の葬祭業者約1,186社が加盟する経済産業大臣認可の業界団体・全日本葬祭業協同組合連合会様。機関紙やポスター、行政からの重要通達など、会員へ届ける発送業務を、15年以上にわたり当社にお任せいただいています。今回は松本専務理事に、委託のきっかけから、長くお付き合いいただいている理由、今後の期待までを伺いました。

お客様プロフィール

全日本葬祭業協同組合連合会様

経済産業大臣認可の葬祭業界団体。各都道府県知事の認可を受けた全国56の葬祭事業協同組合を会員とし、その傘下には1,186社の葬儀社が加盟する日本最大規模の葬祭専門事業者団体（2026年9月時点）。行政からの情報伝達、機関紙の発行、人材育成・資格制度の運営などを担う。

行政からの通達を全国1,186社へ。「正確に届ける」ことが事務局の使命

——まず、松本専務理事のお役回りを教えてください。

全日本葬祭業協同組合連合会は各都道府県の葬祭事業協同組合を直接の会員とし、その先に全国の葬儀社が加盟する構造です。事務局の役割は、たとえば行政から出るガイドライン——コロナ禍では「新型コロナウイルスで亡くなられた方への対応指針」など——を、都道府県の組合、さらにその先の1,186社の葬儀社まで正確に伝達することです。役員は葬儀社の経営者の方々が務めており、私は事務方として常駐し、各会議の運営や、メディア対応など対応もしています。国民生活センターによると、葬儀に関するトラブル相談が2025年度に1,000件を超えたこともあり、新聞やテレビからの取材対応も増えています。

職員総出で深夜まで封入作業。台車で郵便局へ運んでいた15年前

——当社にご依頼いただいたきっかけを教えてください。

15年前、お付き合いのあった保険代理店の方の紹介です。当時、機関紙やDMの発送作業は事務局の職員が手作業で行っていました。職員は5人ほどしかいない中で、1,400〜1,600通の封入を2〜3人がかりで行い、終わるのが夜遅くになることもありました。出来上がった箱を台車に載せて、事務所近くの郵便局まで運んでいました。「うちは発送物が多くて大変で」と話したところ、メールカスタマーセンターさんを紹介してもらい、「こういうことはできますか」と聞くと全部できると。それ以来のお付き合いです。

——委託後、事務局の業務はどう変わりましたか。

発送業務から完全に解放されたことで、職員が組合本来の業務に注力できるようになりました。組織として仕事の質を上げられたのは間違いなくメールカスタマーセンターさんのおかげです。葬儀社ごとに同梱物が異なる2,000セット規模の発送など、人手でやれば人的ミスが避けられない細かいセットアップも、各社のニーズに合わせてすべて対応してもらっています。

「困ったらメールカスタマーセンターに聞いてみれば」が事務局の合言葉

——長くお付き合いいただいている理由は何でしょうか。

担当の方への信頼です。うちの職員は何か困りごとがあると「メールカスタマーセンターさんに聞いてみれば」と言うのが合言葉のようになっています（笑）。長いお付き合いですから、正直トラブルが一度もなかったわけではありません。ただ、どちらに原因があっても、その時にどう対応してくれるかがすべてです。組合の事情でどうしても無理なスケジュールをお願いせざるを得ないこともありますが、「なんとかします」と実現可能なプランを必ず提示してくれる。何回助けていただいたか分かりません。

——スケジュールが厳しい場面とは、たとえばどんな時ですか。

大規模災害が起きた時等には機関紙の号外を緊急発行することもあります。「この日までに絶対に届けてほしい」というお願いしかできない状況でしたが、すべて対応してもらいました。機関紙に訂正や追加が必要になった時も、臨機応変に動いてくれます。

マニュアル通りの対応をされた会社とは、その場で取引をやめた

——少し意地悪な質問ですが、「もっと安い」という営業が来たら切り替えを検討されますか。

過去にこんなことがありました。20年近く付き合いのあったある会場で、組織の重大な事情から会場をキャンセルし、別日に振り替えざるを得なくなったことがあるんです。事情もすべて説明した。それでも担当者が代わった途端、「規定は規定なのでキャンセルはできません」とマニュアル通りの回答しか返ってこなかった。そのことをきっかけに取引をやめました。

ビジネスは金額だけでは判断できません。普段2円安い会社が、いざという時に「20円出してください」という対応をするかもしれない。普段から無理を言わず適正な価格で付き合い、本当に困った時に「今回だけは頼む」と言える信頼関係を作っておくことのほうが、コストカットよりずっと大事だと考えています。

「何が届いたか分からない」の声に、透明封筒と「機関紙在中」ラベルで応えた

——発送物の工夫で印象に残っていることはありますか。

所属員さんから「何が送られてきたのか分からない」という声が上がった時、宛名ラベルに「機関紙在中」と入れる、封筒を透明のものに変える、といった提案をもらって実行しました。中身が見えることで「組合から新聞が来たぞ」とすぐ分かり、開封してもらえることが増えました。ポスターも、宛名ラベルに連合会からのポスターが入っている旨を記載することで、開けられないことを防いでいます。届けて終わりではなく、受け取る側がきちんと読んでくれるところまで考えてくれるのがありがたいですね。機関紙も、第3種郵便からゆうメールへ切り替えたことで研修会のご案内などを同梱できるようになり、1回の発送で届けられる情報が増えました。