「複数のファイルに散らばったデータをまとめたい」
「名寄せや重複チェックを自社で行うには限界がある」
「新規開拓用のリストを一から用意したい」

DM発送を検討している企業からよく寄せられるのが、リストそのものに関する課題です。
本記事では、メールカスタマーセンターが対応するリスト作成・クリーニングサービスの内容と活用事例について解説します。

◼︎DM発送の前に「リストの品質」が成否を決める

どれだけ優れたDMを作っても、送り先のリストが古い・不正確・重複している状態では十分な効果は期待できません。
例えば次のようなトラブルは、リスト整備の不足によって発生します。
・住所変更によりDMが届かない
・同じ企業・人物に複数通送ってしまう
・外字や文字化けにより宛名印字ができない

メールカスタマーセンターでは、DM発送の前工程としてリストのクリーニング・整備から対応しています。
また、新規開拓用のリストを全国約400万件の法人データベースから抽出することも可能です。

◼︎対応できる2つのパターン

① 既存リストの整備・クリーニング
すでにリストを保有している企業向けに、データの統合・修正・重複排除などを行います。
複数のファイルやシステムに分散しているデータを、DM発送に使えるクリーンなマスタデータとして整備します。

＜作業内容の一例＞
・データ結合：複数ファイル・複数フォーマットのリストを統合
・郵便番号振り直し：住所データから郵便番号を自動付与・修正
・外字・文字化けチェック：印字できない文字を特定しフラグ立て
・重複チェック・名寄せ：同一企業・人物の重複データを統合
・不備データチェック：ブランク住所・不完全データを検出

② 新規リストの抽出
自社にリストがない場合や、新規開拓用のリストを用意したい場合は、全国約400万件の法人データベースから条件指定で抽出できます。

＜抽出条件の例＞
・業種：建設、不動産、病院、士業、学校など最大1,400業種
・エリア：都道府県・市区町村単位
・企業規模：従業員数・年商・資本金
・企業属性：決算月・上場区分・創業年など
・連絡先；TEL・FAX・URL有無

ターゲット条件を設定することで、新規営業に適したDMリストを作成できます。

◼︎データ処理・リスト整備の作業フロー

リスト整備は次の流れで進行します。

①ヒアリング（データ状況・目的・発送スケジュール確認）
②データ受領・フォーマット確認
③データ整備
④クライアント確認・修正反映
⑤リスト完成

◼︎活用事例

事例① 小売業｜マスタデータ構築（約50,000件）

概要
催事来場者データとECサイト登録者データを統合し、DM用のマスタデータを構築。

主な作業
・来場データとECデータの結合
・郵便番号振り直し
・外字・不備データチェック
・重複チェック・名寄せ
・来場履歴をもとにDM対象を36,000件へ絞り込み

事例② 研修・セミナー会社｜マスタ整備（15,000件）

概要
定期セミナーDM用のマスタデータを整備。

主な作業
・DM対象約4,500件を抽出
・過去DMデータ約20ファイルの結合
・重複チェック・名寄せ
・新規データとの重複確認
・不要データの反映

事例③ 大学同窓会｜会員データ整備（約20,000件）

概要
同窓会会員データを整理し、卒業年度・会費状況に応じたDMを実施。

主な作業
・5ファイルのデータ統合
・郵便番号補完
・外字・重複チェック
・会費履歴・卒業年度による7パターンDM作成

◼︎こんな課題を持つ企業におすすめです

・リストが複数のファイルやシステムに分散している
・名寄せや重複チェックの作業負担が大きい
・外字・文字化けで宛名印字できない
・定期DMのリスト管理が追いつかない
・新規開拓用のリストを用意したい

◼︎まとめ
DM発送の成果は、リストの品質に大きく左右されます。
メールカスタマーセンターでは、
・複数ファイルの統合
・郵便番号振り直し
・重複排除・名寄せ
・外字チェック
・不着データ反映
・廃棄処理
まで、リスト整備をトータルでサポートしています。
リスト作成・クリーニングは、DM発送とセットでも単体でもご依頼可能です。
まずは現在のリスト状況や課題をお聞かせください。